Meeting.burger Kasterlee

Goedkeuring notulen en zittingsverslag d.d.25 mei 2021
Kennisname rapportering organisatiebeheersing in het kader van artikel 219 van het decreet lokaal bestuur
Goedkeuring van de verkoopakte m.b.t. de 10 woningen in de Breemakkers die aan de Ark worden verkocht
Mondelinge vraag van raadslid Stien Buts / stand van zaken gratis ter beschikking stellen van maandverband en tampons in scholen
Mondelinge vraag van raadslid Bart Stas / stand van zaken uitpas

Notulen zitting van 22 JUNI 2021

Aanwezig:

Bieke Van Ballaer, voorzitter;

Ward Kennes, burgemeester;

Guy Van de Perre, Gert Storms, Walter Van Baelen, Rob Guns, Sumati Adriaensen, schepenen;

Jeroen Van de Water, Robby Diels, Jan Biermans, Rita Thijs, Loes Boonen, Erwin Loos, William Van der Vennet, Jef Van Hemelen, Bart Sas, Marleen Verbeek, Stien Buts, Koen Roefs, Bart Van Ossel, Marcel Van Mechelen, Maria Van Laer, Ly Pauwels, Ilse Verachtert, raadsleden;

Tom De Munter, algemeen directeur;

Verontschuldigd:

Jo Van de Water, raadslid;

Afwezig:

De voorzitter opent de zitting.

OPENBARE ZITTING

Overzicht punten

Openbare zitting van DINSDAG 22 JUNI 2021

1. Goedkeuring notulen en zittingsverslag d.d.25 mei 2021

De gemeenteraad,

Gelet op het decreet lokaal bestuur;

Gelet op de voorliggende notulen en zittingsverslag van de vorige zitting d.d. 25 mei 2021;

Gelet op het decreet lokaal bestuur;

Gelet op de voorliggende notulen en zittingsverslag van de vorige zitting d.d. 25 mei 2021;

BESLIST:

eenparig.

Enig artikel - keurt de notulen en het zittingsverslag van de vorige zitting d.d. 25 mei 2021 goed.

Publicatiedatum: 01/09/2021

Punt bijlagen/links link livestram

Overzicht punten

Openbare zitting van DINSDAG 22 JUNI 2021

2. Kennisname rapportering organisatiebeheersing in het kader van artikel 219 van het decreet lokaal bestuur

De gemeenteraad,

Neemt kennis van onderstaand organisatiebeheersingssysteem:

1. Situering en aanpak van de organisatiebeheersing door het bestuur

De wettelijke grondslag is terug te vinden in "Hoofdstuk 5. Organisatiebeheersing

en audit" van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere

wijzigingen en in het bijzonder artikel 217 en volgende.

Als organisatiemodel werd in maart 2015 gekozen voor de "Leidraad

organisatiebeheersing voor lokale besturen". Dit is een model dat de Vlaamse

overheid en meer bepaald Audit Vlaanderen, specifiek voor de lokale besturen heeft

opgesteld.

2. Terugblik op het afgelopen jaar (periode juni 2020- mei 2021): stand van zaken

organisatiebreed:

• jaarlijkse aanpassing van het volledige meerjarenplan in actieplannen en acties; daar waar sommige besturen er voor gekozen hebben om slechts de prioritaire doelstellingen om te zetten in acties, is er in Kasterlee voor gekozen om het volledige meerjarenplan om te zetten in actieplannen en acties wat de transparantie en rapportering ten goede komt;

• invoering van een uniform rapporteringsdocument voor alle diensten waar aan thuiswerk wordt gedaan;

• aanpassing van de procedure ivm vormingsaanvragen;

• invoering track & trace; het concept is opgestart in 2019 (zoals bespreking met de

vakbonden), de uitvoering evenwel is in 2020; dit geldt voor het volledige wagenpark zowel van gemeente als ocmw;

afdeling interne zaken:

• opvolging van de personeelsplanning: de vroegere personeelsformatie bevatte een overzicht van het aantal personen per functie waarbinnen kon aangeworven of bevorderd worden; omdat de personeelsformatie officieel is afgeschaft maar we toch een instrument wilden om het personeel verder op te volgen is de personeelsplanning in het leven geroepen;

• evaluatie en bijsturing van de procedure voor personeelsrecrutering;

• aansluitend bij het vorige punt wordt ook het onthaalbeleid van nieuwe

medewerkers onder de loep genomen;

• er werd gestart met de uitvoering van een jaarlijkse personeelstevredenheidsmeting

• er werd in het najaar van 2020 een uitgebreide ICT-veiligheidsaudit uitgevoerd door EY;

• de structurele sensibiliseringscampagne informatieveiligheid voor 2021: maandelijkse behandeling van een basisthema;

• opmaak van een BCP (business conitinuity plan);

• invoering van elektronische handtekening voor bvb. documenten van officiële

organen en briefwisseling;

financiële dienst:

• bijsturing van de delegatie ivm goedkeuring van de facturen;

• bijsturing van de beslissing inzake dagelijks bestuur en visum en grensbedragen investeringen;

• systematische controle via steekproeven op alle aankopen; dit is een structureel systeem;

• systematische controle op de toepassing van de wet op de overheidsopdrachten via visum, regels aankoopprocedure en de jaarlijkse leverancierslijst;

• aanpassing van de bestaande draaiboeken en handleidingen o.w.v. invoering nieuwe software voor boekhouding en BBC;

• nieuw overzicht in excel voor opvolging van belastingkohieren;

• nieuw systeem van controle en beheer van de volmachten op de rekeningen via Belfiusweb;

• evaluatie en bijsturing van de procedure van debiteurenbeheer i.k.v. corona;

• samenwerking met EY voor vrijstelling bedrijfsvoorheffing i.k.v. WIOS;

• controle nog voldaan aan pachtvoorwaarden voor het OCMW;

afdeling grondgebiedzaken:

• opstart takenmatrix voor volledige afdeling GGZ, doel is taakverdeling binnen verschillende functies te optimaliseren en deze transparant te maken;

• beoordelingsprincipe herstellingswerken wegen: grondige evaluatie van het bestaande wegennet en invoeren van een systematiek om dit te herstellen;

• evaluatie en bijsturing van de procedure voor opmaak van schadebestekken bij

schade door derden;

• oprichting van patrimoniumcel in functie van verbeterd patrimoniumbeheer;

afdeling mens en maatschappij:

• evaluatie en bijsturing van de werking van de administratieve dienst van het OCMW;

• aankoop van moduleaankoop van module "stavingsdocumenten" in kader van digitalisering van cliëntendossiers;

• opstartvergaderingen team Mens en Maatschappij, met als doel informatie-uitwisseling, innemen van gezamenlijke standpunten en afstemmen van de dienstverlening;

• opmaak van een communicatieplan, dat op regelmatige basis wordt besproken met team Mens en Maatschappij en de communicatiedienst;

• herbekijken procedures als minimale begrafenis en rusthuisbewoners;

• online afspraken burgerzaken;

• attesten digitaal en veilig bezorgen aan burgers via Egoflow;

• monitoring impact coronapandemie op sociale dienstverlening;

• bijsturing reglement gemeentelijke zorgpremie;

afdeling vrije tijd:

• invoering van het online-reserveringssysteem voor vrijetijdsinfrastructuur:

• gekoppeld aan het vorig punt evaluatie en bijsturing van de verschillende

gebruikersreglementen voor vrije-tijdsinfrastructuur:

• evaluatie en bijsturing van de subsidiereglementen;

3. Lopende/geplande projecten voor de volgende periode (periode juni 2021- mei 2022)

• evaluatie van het dienstverleningsconcept;

• aanstelling projectmedewerker interne zaken met opdracht rond organisatiebeheersing;

• volgende stappen in cashless werken;

• implementeren van nieuwe software debiteurenbeheer;

• implementeren van nieuwe betaalmogelijkheden facturen;

• invoering Diftar;

• ontwikkelen software voor opvolging uitgaande facturen;

• de heraanbesteding van de concessie van het parkeerbeheer;

• uitwerken van procedures op basis van takenmatrix GGZ;

• centralisatie van subsidiemanagement in de aankoopdienst (te starten in afdeling GGZ);

• uitwerken hitteplan voor arbeiders;

• aankoop software patrimoniumbeheer;

• verdere ontwikkeling van de aankoopdienst ter ondersteuning bij aanbestedingen voor alle diensten binnen de organisatie;

• opmaak Sure2050 vastgoedplan;

• ontwikkeling rapportagesysteem van investeringen en exploitatie per kwartaal;

• opmaak gezamenlijke jaarplanning team M&M met overzicht van alle lopende samenwerkingscontracten;

• addendum bij agressieprotocol met overzicht waar collega’s aan dienen te denken bij agressie op sociaal huis;

• uitwerking en uitrol domeinverantwoordelijken sociale dienst;

• implementeren van module stavingsdocumenten sociale dienst;

• evaluatie postflow;

• samenwerking schuldhulp WZK;

• implementatie sociale balans;

• evaluatie steunnormen;

• implementeren vernieuwde richtlijnen LOI;

• opmaak overzichtsdossier staat van de woningen en materiaal LOI;

• digitale woonstcontrole;

• updaten draaiboeken dienst burgerzaken;

• evaluatie prioriteitenplannen Mens en Maatschappij;

• meting workload stafmedewerker onderwijs;

• optimaliseren communicatie naar kwetsbare doelgroepen;

• evaluatie gemeentelijke zorgpremie;

• online platform aanvraag subsidies voor erkende verenigingen.

Publicatiedatum: 01/09/2021

Overzicht punten

Openbare zitting van DINSDAG 22 JUNI 2021

3. Goedkeuring van de verkoopakte m.b.t. de 10 woningen in de Breemakkers die aan de Ark worden verkocht

De gemeenteraad,

Gelet op het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 oktober 2020 houdende de principiële goedkeuring van de overdracht van de woningen;

Gelet op het schattingsverslag van 26 juni 2020 en het feit dat het bod boven deze schattingsprijs zit;

Gelet op de principiële beslissing tot verkoop van de raad voor maatschappelijk welzijn van 23 februari 2021;

Gelet op de bespreking in het lokaal woonoverleg van 11 maart 2021;

Overwegende dat de gemeente Kasterlee het beheer van sociale woningen, in tegenstelling tot crisiswoningen, niet meer als kerntaak van het OCMW beschouwt;

Overwegende dat het woningenpatrimonium van het OCMW niet zonder investeringen kan in de nabije toekomst;

Overwegende dat voor het specifieke beheer van sociale woningen huisvestingsmaatschappijen en sociale verhuurkantoren zijn opgericht;

Overwegende dat de gemeente Kasterlee participeert aan sociale huisvestingsmaatschappijen en een sociaal verhuurkantoor;

Overwegende dat deelgemeente Tielen tot het werkingsgebied van de Ark behoort;

Overwegende dat uit gesprekken met de Ark blijkt dat zij bereid is om een aantal woningen van het OCMW over te kopen en daardoor het sociale karakter van die woningen behouden blijft;